Sākums » Blogs » Kad Excel ir vērts papildināt ar datubāzes risinājumiem

Kad Excel ir vērts papildināt ar datubāzes risinājumiem

Pēdējā laikā savā galvā bieži cilāju šo jautājumu. Kad ierasto izklājlapu programmatūru (MS MS Excel, OpenOffice Calc utml.) vietā stājas datubāzes risinājums tiešsaistē? Tas ir vienkāršs jautājums, bet atbildes ir dažādas. Vieni teiks, ka ar izklājlapu programmatūru var atrisināt visu, citi, ka tas ir par sarežģītu. Es saku tā, ka šie ir abi ir subjektīvi apgalvojumi, bet ir situācijas, kad izvēli vairs nenosaka personas zināšanu bagāža un ieradums, lietot vienu vai otru programmatūru, bet gan bizness.

Mēģināšu ieskicēt dažus tipiskus aspektus, izvairoties no IT terminiem, ar ko saskaras intensīvs izklājlapu lietotājs.

  1. Automatizēšana
  2. Datu drošība
  3. Versiju kontrole
  4. Piekļuves tiesību kontrole
  5. Kļūdu novēršana
  6. Datu tīrība
  7. Uzlabojumi

Nu lūk, šie daži, kas nebūt nav viss, ir aspekti, kas izklājlapu lietotājam bieži vien liek smagi nopūsties, darbu sākt no jauna, tam patērēt vairāk laiku nekā iecerēts, vai atmest ar roku un nedarīt vispār.

Automatizācija

Nesen, viena e-veikala izstrādes gaitā saskāros ar to, ka klientam ir vairāki izklājlapu faili ar ko tas operē savā darba ikdienā. Viņš pie tā ir pieradis un sūta man tos failus, lai es veicu datu importu mājas lapā. Viss šķiet ir vienkārši, bet cik daudz manuāla darba – saņemu no klienta failu, pārkārtoju kolonnas, tās pārsaucu, pielieku trūkstošās, sapludinu vairākas darba lapas, saglabāju CSV formātā un tad esmu gatavs importēt. Importēju, un ar pirmo reizi nesanāk, jo kaut kur esmu nokļūdījies vai formāts neatbilst. Saprotu, ka attiecīgā programma ne pārāk labi sagatavo CSV failu. Pārkopēju to visu uz OpenOffice Calc un uztaisu jaunu CSV. Pēc dažiem mēģinājumiem imports ir izdevies un dati ir datubāzē.

Bet kas notiek tālāk? Pēc kāda laika produkcijas sortiments mainās un viss sākas no jauna. Ja tas jādara bieži, tad tā ir rutīna un rodas jautājums, kāpēc rutīnas darbus, ko var veikt datubāzes risinājums ir jāveic manuāli. Ja tas ir jādara reizēm, tad veicamie CSV faila sagatavošanas soļi aizmirstās, vai sagataves pazūd… gadās visādi.

Lieliski būtu šo procesu automatizēt un tam ikdienā vispār netērēt laiku.

Datu drošība

Skatoties uz izklājlapām ne ar drošības speciālista acīm es uzdodu šādus jautājumus:

  • Cik kopijas ir manam izklājlapu failam?
  • Pie kā atrodas kopijas?
  • Vai mans fails nevar pazust?

Redz, skaidrs, ka nosūtot failu kolēģim, jau ir vismaz divas kopijas, vai pat četras, ja kolēģis ir saglabājis to savā datorā. Tātad, fails ir manā datorā, manā e-pastā, kolēģa e-pastā un viņa datorā. Ja viņš šo failu nosūta tālāk, tad kopijas vairojas zibens ātrumā.

Tā mēs nonākam pie nākamās problēmas – versiju kontrole.

Versiju kontrole

Kolēģis veic labojumus izklājlapas failā, ko ir saņēmis un sūta atpakaļ. Tā šī sarakste var notikt ilgā laika posmā, kad neizbēgami ir izveidojušās neskaitāmas failu kopijas un versijas. Principā ir grūti izsekot līdzi kura ir kura versija, kuri ir īstie dati. Protams, var mainīt failu nosaukumus, likt klāt tiem apzīmējumus, bet rezultāts tāpat ir diezgan juceklīgs – daudz failu un daudz versiju.

Šo visu jezgu var samazināt, ja tiek izmantots datubāzes risinājums un visi labo vienu failu, toties tā darot ir jābūt pārliecībai , ka visām iesaistītajām pusēm ir identiskas piekļuves tiesības attiecīgi failu skatīt un/vai labot.

Piekļuves tiesības

Veicot apjomīgus datu uzturēšanas pasākumus un plānošanu vienmēr kādai no iesaistītajām pusēm ir statuss, kas paredz, ka tai ir jāredz mazāk. Standarta situācijā failā ir daudz darba lapas, ar dažādiem datiem, no kuriem dažas darba lapas ir jāredz tikai dažiem lietotājiem. Kā to atrisināt ar izklājlapu? Vai dzēst ārā datus, ko nevar rādīt? Ja tā, tad tas atkal nozīmē N kopijas, N versijas un kas pats trakākais, ka kādam tas viss vēl pēc tam ir jāapkopo.

Jā, tāds nieks vien ir – copy paste. Bet kā ar kļūdām?

Kļūdu novēršana

Drukas kļūdas ir mazākā no visām bēdām. Pilnīgi mierīgi kopējot datus starp failiem var pazaudēties kādas formulas, var nejauši uzkopēt kaut kam pa virsu. Izvairīties no kļūdām darba failos ir ļoti grūti, jo te ir iesaistīts cilvēciskais faktors un mūsu ieradumi, kā arī iestatījumi datorā, kas paredz, kā atdala decimāldaļskaitļus – ar komatu vai punktu. Vai personas vārds ir ievadāms, ievadot vārdu uzvārdu vai otrādi.

Datu tīrība

Savairojoties kļūdām rodas nākamā problēma, ka dati vairs nav tīri, ja tā var teikt. Respektīvi, vieni un tie paši dati, ko lasot atdalīti ir interpretējami vienādi, sistēmā atšķiras. Tas rada atkal nākamās problēmas, ka datus vairāk nevar salīdzināt, to nevar attēlot grafiskajos pārskatos, jo tie vienkārši nebūs korekti.

Uzlabojumi

Ja datu uzskaites un plānošanas risinājums ir realizēts izklājlapu programmatūrā un nekas nemainās tā uzbūvē gadiem, tad viss ir burvīgi, bet ko darīt kad mainās kādas formulas vai kolonnu nosaukumi, vai klāt nāk darba lapas, kas jāsavieto ar pārējām lapām? Šajā punktā izpildās pilnīgi visi iepriekš uzskaitītie aspekti, ko papildina jautājums, kā šīs izmaiņas ieviest citos saistītajos failos, pietam, neko neaizmirstot un nesajaucot.

Risinājums visiem šiem aspektiem ir izveidot online datubāzes risinājumu, jo tad klientam būs jāuztur tikai viena datubāze un dati automātiski atjaunosies saistītajās biznesa sistēmās. No datu drošības viedokļa to var pasargāt tā, ka tai var piekļūt tikai ar īpašām piekļuves tiesībām, izmantojot lietotāja vārdu un paroli vai citu atļautos identifikācijas mehānismu. Tā tiek panākts, lai iesaistītās puses redz to ko tām ir jāredz un var labot tikai to, ko atļauj atbilstošais piekļuves tiesību līmenis. Datu bāzes risinājumiem apriori ir versiju kontrole, kā arī normāli ir fiksēt kurš un kad ir veicis izmaiņas. Kļūdas var novērst, izmantojot dažādus datu pārbaudes mehānismus, kā arī daudzus datus var ievadīt jau no piedefinētiem sarakstiem, kas pārmantoti no citām sistēmas datubāzēm. Tāpēc strādājot ar labi projektētu datubāzes risinājumu ir ļoti maza varbūtība iedzīvoties netīros datos. Visbeidzot, ja laika gaitā risinājums ir jāuzlabo, no lietotāja skata punkta tā būs tas pats risinājums, kur veikti daži uzlabojumi, nevis pilnīgi jauna faila kopija, ar kuras veco nav īsti skaidrs ko darīt, dzēst vai paturēt…

ORACLE APEX

Oracle Application Express (APEX) ir BEZMAKSAS izstrādes platforma, kas nodrošina iespēju izstrādāt, drošas uzņēmuma lietotnes ar pasaules klases funkcijām, kuras var izvietot jebkur.

Izmantojot APEX, var salīdzinoši ātri  tikt izstrādāts nepieciešamais internetā bāzētais datubāzes risinājums, kas risina reālus uzdevumus un sniedz tūlītēju vērtību.

Mūžīgs bezmaksas pakalpojums Oracle Cloud.

Oracle APEX bezmaksas Oracle autonomajā datu bāzē nodrošina iepriekš konfigurētu, pilnībā pārvaldītu un drošu vidi gan pasaules klases lietojumprogrammu izstrādei, gan izvietošanai. Pakalpojums paliek bez maksas neierobežotu laiku, kamēr tas tiek izmantots, paredzētajos resursu limitos, kas vairumā vienkāršu datubāzes aplikāciju izstrādei ir pilnīgi pietiekoši.

Vēlies uzzināt par iespējamajiem risinājumiem vairāk zvani vai raksti man.

29287356, [email protected]

Artis Čodars